ISO 41001:2018

(FMS) - Facility Management System

Gambaran Umum Sertifikasi ISO 41001:2018

ISO 41001:2018 merupakan standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen fasilitas (Facility Management/FM). Standar ini menyediakan kerangka kerja sistematis bagi organisasi dalam mengelola fasilitas secara efisien dan efektif, sehingga mendukung tercapainya tujuan utama organisasi. Penerapan ISO 41001 memungkinkan peningkatan kinerja fasilitas, keselamatan lingkungan kerja, dan pengalaman pengguna secara keseluruhan. Standar ini dapat diterapkan oleh berbagai jenis organisasi, tanpa memandang skala atau sektor, yang ingin mengelola fasilitas secara strategis dan terukur. Sertifikasi ini mencerminkan komitmen organisasi terhadap manajemen fasilitas yang unggul, kepatuhan terhadap peraturan, dan peningkatan berkelanjutan.

Struktur Standar ISO 41001:2018

ISO 41001:2018 disusun berdasarkan struktur klausul yang mencakup seluruh aspek penting dari sistem manajemen fasilitas. Setiap klausul memuat persyaratan yang harus dipenuhi organisasi dalam rangka mencapai sertifikasi yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan.

  1. Ruang Lingkup (Klausul 1): Menjelaskan batasan dan cakupan standar terkait penerapan sistem manajemen fasilitas.
  2. Referensi Normatif (Klausul 2): Menyebutkan dokumen atau standar lain yang menjadi acuan penting dalam implementasi ISO 41001.
  3. Istilah dan Definisi (Klausul 3): Memberikan pengertian istilah kunci untuk memastikan konsistensi pemahaman dalam organisasi.
  4. Konteks Organisasi (Klausul 4): Mengharuskan organisasi memahami isu internal dan eksternal serta kebutuhan pihak berkepentingan yang berdampak pada sistem FM.
  5. Kepemimpinan (Klausul 5): Menekankan peran aktif manajemen puncak dalam mendukung kebijakan FM, menetapkan tanggung jawab, serta memimpin penerapan sistem.
  6. Perencanaan (Klausul 6): Membahas penetapan tujuan, identifikasi risiko dan peluang, serta strategi pelaksanaan manajemen fasilitas yang terencana.
  7. Dukungan (Klausul 7): Mencakup penyediaan sumber daya, kompetensi personel, dokumentasi, dan infrastruktur yang mendukung efektivitas sistem.
  8. Operasi (Klausul 8): Mengatur pelaksanaan kegiatan operasional fasilitas, termasuk pengelolaan proses, aktivitas siklus hidup, dan layanan yang dialihdayakan.
  9. Evaluasi Kinerja (Klausul 9): Meliputi pemantauan, pengukuran, audit internal, serta tinjauan manajemen untuk menilai efektivitas sistem secara berkala.
  10. Peningkatan (Klausul 10): Mengatur pendekatan terhadap perbaikan berkelanjutan, penanganan ketidaksesuaian, dan pengembangan sistem FM secara keseluruhan.

Struktur tersebut dirancang untuk membantu organisasi dalam membangun sistem manajemen fasilitas yang terintegrasi, adaptif, dan selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang.

Manfaat Sertifikasi ISO 41001:2018

Sertifikasi ISO 41001:2018 memberikan sejumlah manfaat strategis dalam pengelolaan fasilitas yang efektif dan berkelanjutan:

  • Optimalisasi Kinerja Fasilitas:
  • Organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan keandalan operasional fasilitas, meminimalkan waktu henti, serta memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik.
  • Peningkatan Keselamatan dan Kesehatan Kerja:
  • Standar ini mendorong pengelolaan fasilitas yang aman, mendukung kesejahteraan pekerja, dan mengurangi potensi kecelakaan kerja.
  • Efisiensi Operasional:
  • Mendorong penerapan praktik terbaik dalam manajemen fasilitas sehingga proses menjadi lebih ramping dan hemat sumber daya.
  • Praktik Berkelanjutan:
  • Mengurangi konsumsi sumber daya, limbah, dan jejak karbon melalui kebijakan pengelolaan fasilitas yang ramah lingkungan.
  • Perbaikan Berkelanjutan:
  • Mendorong budaya peningkatan berkelanjutan dengan mengevaluasi dan menyempurnakan proses manajemen fasilitas secara berkala.

Kriteria Kelayakan untuk Sertifikasi ISO 41001:2018

Untuk memperoleh sertifikasi ISO 41001:2018, organisasi perlu menunjukkan penerapan sistem manajemen fasilitas (FM) yang terdokumentasi, terstruktur, dan selaras dengan tujuan strategis organisasi.

Beberapa persyaratan utama yang harus dipenuhi antara lain:

  1. Sistem Manajemen Fasilitas (FM) yang Terdokumentasi: Organisasi wajib memiliki kebijakan, prosedur, dan catatan yang mencerminkan pengelolaan fasilitas yang sistematis.
  2. Dukungan dan Komitmen Manajemen Puncak: Diperlukan keterlibatan aktif pimpinan dalam perencanaan, pengawasan, dan peningkatan sistem manajemen fasilitas.
  3. Kepatuhan terhadap Peraturan: Organisasi harus memastikan bahwa operasional fasilitas sesuai dengan hukum dan regulasi yang berlaku.
  4. Pengelolaan Risiko: Risiko yang berkaitan dengan infrastruktur dan layanan fasilitas perlu diidentifikasi dan ditangani secara efektif.
  5. Peningkatan Berkelanjutan: Sistem harus terus dievaluasi dan ditingkatkan untuk mencapai hasil yang lebih baik dari waktu ke waktu.

Siapa yang Perlu Menetapkan Kebutuhan Sertifikasi ISO 41001:2018?

Sertifikasi ISO 41001:2018 direkomendasikan bagi organisasi dari berbagai sektor yang mengelola fasilitas atau infrastruktur secara signifikan. Ini mencakup layanan kesehatan, pendidikan, properti komersial, manufaktur, dan instansi pemerintahan.

Penerapan standar ini membantu dalam meningkatkan kinerja fasilitas, kepatuhan terhadap regulasi, dan membangun kepercayaan pemangku kepentingan. Contoh penerapannya antara lain:

  • Rumah Sakit dan Fasilitas Kesehatan:  Menjamin layanan berjalan aman dan efisien bagi pasien serta staf.
  • Lembaga Pendidikan:  Mengelola infrastruktur kampus agar mendukung proses belajar-mengajar secara optimal.
  • Industri dan Pemerintahan:  Memastikan lingkungan kerja yang aman, fungsional, dan efisien.

ISO 41001 membantu organisasi dalam membangun sistem manajemen fasilitas yang kuat, sesuai regulasi, dan mampu mendukung kesuksesan jangka panjang.

Langkah-Langkah Mendapatkan Sertifikasi ISO 41001:2018

Berikut tahapan utama yang perlu dijalani organisasi untuk meraih sertifikasi ISO 41001:2018:

  • 1. Membangun Sistem Manajemen Fasilitas:  Menetapkan proses, kebijakan, dan prosedur yang menjamin pengelolaan fasilitas secara konsisten sesuai regulasi dan kebutuhan pengguna.
  • 2. Dokumentasi:  Menyiapkan dokumen FMS seperti Manual Manajemen Fasilitas, prosedur terdokumentasi, instruksi kerja, serta catatan yang diperlukan oleh standar.
  • 3. Implementasi:  Menerapkan FMS di seluruh organisasi dan memastikan semua pihak memahami peran serta tanggung jawabnya dalam menjaga standar pengelolaan fasilitas.
  • 4. Audit Internal:  Melaksanakan audit internal untuk menilai efektivitas FMS dan mengidentifikasi peluang peningkatan.
  • 5. Tinjauan Manajemen: Melakukan evaluasi oleh manajemen atas kinerja sistem untuk menilai kecukupan, kesesuaian, dan efektivitasnya.
  • 6. Pre-assessment (Opsional):  Beberapa organisasi memilih melakukan penilaian awal untuk mengidentifikasi gap terhadap persyaratan ISO 41001 sebelum audit sertifikasi resmi.
  • 7. Audit Sertifikasi:  Melibatkan lembaga sertifikasi terakreditasi untuk melakukan audit formal atas penerapan FMS dan mengevaluasi kesesuaian dengan standar.
  • 8. Tindakan Korektif:  Menangani temuan ketidaksesuaian dari audit dengan melakukan perbaikan sesuai kebutuhan.
  • 9. Sertifikasi:  Setelah seluruh persyaratan terpenuhi dan perbaikan selesai, sertifikat ISO 41001:2018 diterbitkan.
  • 10. Audit Pengawasan:  Melakukan pemeliharaan FMS dan menjalani audit pengawasan berkala untuk memastikan keberlanjutan kesesuaian standar.

Sertifikasi ISO 41001:2018 menjadi bukti komitmen organisasi dalam menerapkan pengelolaan fasilitas yang profesional dan sesuai regulasi.

Dokumen dan Catatan yang Wajib Disimpan untuk Sertifikasi ISO 41001:2018

Untuk memenuhi standar ISO 41001:2018, organisasi wajib menyimpan dokumen dan catatan sebagai bagian dari Sistem Manajemen Fasilitas (FMS):

Dokumen Wajib:

  1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Fasilitas (Klausul 4.3)
  2. Kebijakan Manajemen Fasilitas (Klausul 5.2)
  3. Tujuan Manajemen Fasilitas (Klausul 6.2)
  4. Kriteria Evaluasi dan Seleksi Penyedia Jasa atau Pemasok (Klausul 8.1)
  5. Informasi Terdokumentasi yang Diperlukan oleh Standar (Klausul 7.5.1)

Catatan Wajib:

  1. Catatan Kalibrasi Peralatan Pemantauan dan Pengukuran (Klausul 7.1.5.1)
  2. Catatan Pelatihan, Kompetensi, dan Kualifikasi Personel (Klausul 7.2)
  3. Rencana dan Catatan Pengelolaan Fasilitas (Klausul 8.1)
  4. Catatan Penilaian Risiko dan Tindakan Mitigasi (Klausul 6.1)
  5. Catatan Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Fasilitas (Klausul 9.1)
  6. Program dan Hasil Audit Internal (Klausul 9.2)
  7. Risalah Tinjauan Manajemen (Klausul 9.3)
  8. Catatan Tindakan Korektif (Klausul 10.2)

Dokumen Pendukung (Contoh):

  1. Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi
  2. Prosedur Audit Internal
  3. Prosedur Penanganan Ketidaksesuaian
  4. Prosedur Tindakan Korektif
  5. Prosedur Pencegahan Risiko pada Fasilitas

Mengapa Memilih SAF Sertifikasi Internasional?

SAF Sertifikasi Internasional adalah mitra terpercaya bagi organisasi yang ingin memperoleh sertifikasi ISO 41001:2018. Kami bekerja sama dengan berbagai lembaga terakreditasi untuk memberikan layanan sertifikasi yang berstandar internasional. Berikut beberapa alasan mengapa organisasi mempercayakan sertifikasi mereka kepada kami:

  1. Pengalaman dan Kompetensi: Memiliki rekam jejak yang kuat dalam mendukung organisasi meningkatkan manajemen fasilitas secara profesional dan sesuai standar global.
  2. Audit Independen dan Objektif: Proses audit dilakukan secara transparan dan komprehensif untuk memastikan kesesuaian penuh dengan persyaratan ISO 41001:2018.
  3. Pengakuan Internasional: Sertifikat yang kami terbitkan diakui secara global berkat akreditasi dari badan resmi, menjamin nilai dan kredibilitas sertifikasi.
  4. Pendekatan Audit Menyeluruh: Dari audit awal hingga penerbitan sertifikat, kami memberikan proses yang terstruktur dan lengkap untuk keberhasilan sistem manajemen fasilitas Anda.
  5. Fokus pada Kepuasan Klien: Kami mengutamakan pelayanan yang profesional, responsif, dan ramah agar proses sertifikasi berjalan lancar tanpa kendala.

Untuk informasi lebih lanjut dan konsultasi sertifikasi, silakan hubungi kami melalui email info@safsertifikasi.co.id.

Proses Sertifikasi ISO 41001:2018

Prosedur sertifikasi ISO 41001:2018 bersama SAF Sertifikasi Internasional dirancang agar efisien dan mudah dipahami. Berikut adalah tahapan yang akan dilalui organisasi:

  1. Audit Tahap Satu: Audit pendahuluan untuk mengevaluasi kesiapan organisasi, termasuk tinjauan dokumentasi sistem manajemen dan kondisi lokasi.
  2. Audit Tahap Dua: Audit lanjutan yang lebih mendalam untuk menilai efektivitas penerapan sistem manajemen fasilitas sesuai dengan ISO 41001:2018.
  3. Penutupan Temuan: Organisasi wajib menindaklanjuti dan memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan sebelum sertifikat dapat diterbitkan.
  4. Keputusan Sertifikasi: Setelah seluruh temuan terselesaikan dan sistem dinyatakan sesuai, SAF Sertifikasi Internasional akan menerbitkan sertifikat ISO 41001:2018.
  5. Audit Surveilans: Dilakukan secara berkala untuk memastikan pemenuhan berkelanjutan terhadap persyaratan standar.
  6. Audit Resertifikasi: Dilaksanakan di akhir siklus untuk memperbarui dan menilai konsistensi sistem manajemen fasilitas.

Berapa Biaya Sertifikasi ISO 41001:2018?

Biaya sertifikasi ISO 41001:2018 bergantung pada berbagai faktor, seperti jumlah personel, lokasi organisasi, kompleksitas kegiatan, dan tingkat penerapan sistem manajemen fasilitas.

Durasi audit, status implementasi, serta biaya pendaftaran menjadi bagian dari perhitungan total biaya. Organisasi skala kecil mungkin memerlukan waktu audit lebih singkat, sedangkan organisasi besar atau kompleks memerlukan durasi lebih panjang.

SAF Sertifikasi Internasional akan menyusun penawaran harga berdasarkan informasi yang diberikan melalui formulir F-01 yang tersedia di bagian Akses Dokumen pada situs resmi kami.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email di info@saffserin.com atau kirim pertanyaan melalui menu Kontak Kami pada portal resmi kami.

Integrasi ISO 41001:2018 dengan Standar Lain

ISO 41001:2018 dapat diintegrasikan dengan berbagai standar manajemen lain dalam satu sistem manajemen terintegrasi (IMS), untuk mempermudah pengelolaan dan meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa standar yang umum diintegrasikan:

  • ISO 27001:2022 – Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISMS)
  • ISO 9001:2015 – Sistem Manajemen Mutu (QMS)
  • ISO 14001:2015 – Sistem Manajemen Lingkungan (EMS)
  • ISO 45001:2018 – Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OHSMS)
  • ISO 13485:2016 – Sistem Manajemen Mutu untuk Perangkat Medis (MD-QMS)
  • ISO 22000:2018 – Sistem Manajemen Keamanan Pangan (FSMS)
  • ISO 27701:2019 – Sistem Manajemen Informasi Privasi (PIMS)
  • ISO 20000-1:2018 – Sistem Manajemen Layanan TI (IT-SMS)
  • ISO 21001:2018 – Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan (EOMS)
  • ISO 37001:2016 – Sistem Manajemen Anti Penyuapan (ABMS)
  • ISO 50001:2018 – Sistem Manajemen Energi (EnMS)
  • ISO 55001:2014 – Sistem Manajemen Aset (AMMS)

Ajukan Sertifikasi ISO 41001:2018 Sekarang

Untuk memulai proses sertifikasi ISO 41001:2018, silakan ajukan permintaan penawaran resmi dengan mengisi formulir aplikasi berisi data organisasi secara lengkap.

Formulir F-01 dapat diunduh melalui bagian Akses Dokumen pada portal resmi kami. Permintaan juga dapat dikirim melalui fitur Kontak Kami di situs kami.

Setelah data dikaji, tim kami akan mendampingi organisasi Anda dalam seluruh tahapan audit dan sertifikasi sesuai standar ISO 41001:2018.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui email di info@saffserin.com.

Proses ini juga dapat dikombinasikan dengan sertifikasi standar lain melalui audit terintegrasi untuk efisiensi biaya dan peningkatan efektivitas sistem manajemen.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Temukan jawaban atas pertanyaan umum terkait ISO 41001:2018.

1. Mengapa organisasi perlu memperoleh Sertifikasi ISO 41001:2018?

Sertifikasi ISO 41001:2018 menunjukkan komitmen organisasi dalam mengelola fasilitas secara efisien dan profesional. Standar ini membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, meningkatkan kenyamanan lingkungan kerja, serta memperkuat reputasi organisasi terhadap kepatuhan dan kualitas pengelolaan fasilitas.

2. Dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk Sertifikasi ISO 41001:2018?

Beberapa dokumen penting meliputi kebijakan manajemen fasilitas, ruang lingkup FMS, tujuan pengelolaan fasilitas, prosedur evaluasi kinerja, proses manajemen risiko, bukti pelaksanaan operasional, laporan audit internal, dan bukti tinjauan manajemen oleh pimpinan organisasi.

3. Berapa biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan Sertifikasi ISO 41001:2018?

Biaya sertifikasi mencakup pelatihan, alokasi sumber daya internal, jasa konsultan eksternal (jika diperlukan), serta audit dari lembaga sertifikasi. Besarnya biaya tergantung pada kompleksitas dan skala organisasi. Investasi ini berpotensi memberikan efisiensi jangka panjang dalam pengelolaan fasilitas.

4. Bagaimana ISO 41001:2018 membantu meningkatkan kinerja manajemen fasilitas?

ISO 41001:2018 menyediakan kerangka kerja yang sistematis untuk menyelaraskan pengelolaan fasilitas dengan tujuan strategis organisasi. Hal ini mendorong perbaikan berkelanjutan, efisiensi penggunaan sumber daya, dan peningkatan mutu layanan fasilitas.

5. Apakah UKM dapat menerapkan ISO 41001:2018?

Ya, standar ini dirancang fleksibel dan dapat diadaptasi oleh organisasi dari berbagai ukuran, termasuk usaha kecil dan menengah. ISO 41001:2018 menyediakan pendekatan bertahap yang sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan UKM.

6. Berapa lama masa berlaku sertifikasi ISO 41001:2018 dan bagaimana cara menjaganya?

Sertifikasi ISO 41001:2018 berlaku selama tiga tahun. Untuk mempertahankannya, organisasi perlu menjalani audit pengawasan secara berkala dan menunjukkan bahwa sistem manajemen fasilitas terus berjalan efektif dan sesuai standar.

7. Kapan audit pengawasan dilakukan dan apa saja yang ditinjau?

Audit pengawasan biasanya dilakukan setiap tahun. Tujuannya untuk memastikan sistem manajemen fasilitas tetap efektif dan sesuai standar. Proses ini meninjau pelaksanaan kebijakan, pencapaian tujuan, dan implementasi perbaikan berkelanjutan.

8. Apakah organisasi dapat mengganti lembaga sertifikasi saat proses sertifikasi berlangsung?

Ya, organisasi dapat mengganti lembaga sertifikasi bila diperlukan. Faktor yang mendorong perubahan bisa berupa pertimbangan biaya, layanan, atau kebutuhan akan keahlian teknis khusus. Pastikan lembaga baru telah diakreditasi dan memenuhi persyaratan audit.

9. Bagaimana ISO 41001:2018 dapat meningkatkan kepuasan karyawan?

Dengan pengelolaan fasilitas yang lebih baik, lingkungan kerja menjadi lebih nyaman, aman, dan produktif. Hal ini berdampak positif terhadap motivasi, kesejahteraan, dan loyalitas karyawan terhadap organisasi.

10. Bagaimana proses recertification ISO 41001:2018 dilakukan?

Proses recertification dilakukan setelah masa berlaku tiga tahun berakhir dan mencakup audit menyeluruh oleh lembaga sertifikasi. Audit ini mengevaluasi kesesuaian sistem manajemen fasilitas yang berjalan, perubahan yang telah diterapkan, serta efektivitas upaya perbaikan berkelanjutan.